Hanhelan Sukuseura ry, jonka kotipaikka on Haukipudas, on merkitty yhdistysrekisteriin 2.10.2001. HSS:n perustamisajankohdan kotipaikkakunta Haukipudas liittyi Ouluun 1.1.2013.

Simo ja Maria Hanhela ovat Haukiputaan Hanhelan suvun esivanhemmat. Haukiputaalainen Simo Tuomaanpoika Mettovaara (1801-1888) ja Maria Erikintytär Huru (1797-1884) avioituivat v. 1829 Kiimingissä, morsiamen kotikunnassa. He ostivat v. 1836 tilan Hanhela Nro 52, joka oli perustettu Isojaon perusteella pari vuotta aiemmin. Simo ja Maria ottivat tilan nimen sukunimekseen. Hanhela Nro 52 sijaitsee Kiiminkijoen varrella Taipaleenkylän Hanhiperällä, ihan toisen entisen kunnan eli Kiimingin rajan tutumassa.

Sukuseuran perustamiskokous pidettiin 2.6.2001 Kiimingissä kokoonkutsujan ja kokouksen puheenjohtajan H. Tapio Hanhelan kotona. Hallituksen ja samalla sukuseuran puheenjohtajaksi valittiin H. Tapio Hanhela, varapuheenjohtajaksi Eero Hanhela, sihteeriksi Pentti Hanhela sekä hallituksen muiksi jäseniksi Eila Hanhela, Paavo Hanhela, Mauno Hanhela ja Lasse Hanhela. Sukuseuran rahastonhoitajaksi valittiin Jouko Hanhela. Sukuseuran perustajien eli edellä mainittujen henkilöiden syntymäkoti on ollut kantatilalla Hanhela Nro 52:1.

Sukuseuran säännöiksi on hyväksytty Sukuseurojen Keskusliiton ennakkoon tarkastuttamat sukuseuran mallisäännöt. HSS:lle on aikoinaan avattu tili Oulun Osuuspankin Ylikiimingin konttoriin, joka v. 2016 yhdistettiin Kiimingin konttoriin. Suomen markan viimeisenä vuonna 2001 jäsenmaksu oli 50 markkaa, ja eurovaluutan ensimmäisenä vuonna 2002 jäsenmaksu oli 10 euroa.

1. § Nimi ja kotipaikka 

Yhdistyksen nimi on Hanhelan Sukuseura ry, kotipaikka Oulu ja toimialue koko maa. Yhdistystä kutsutaan jäljempänä sukuseuraksi tai seuraksi.

2. § Tarkoitus ja toiminta

Sukuseuran tarkoituksena on selvittää suvun vaiheita ja historiaa, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta jäsentensä keskuudessa.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi sukuseura pyrkii

- järjestämään yhteisiä kokouksia, sukupäiviä, retkiä ja muita seuran toimintaan liittyviä samantapaisia tilaisuuksia - keräämään ja arkistoimaan sukua koskevaa tietoutta sekä saattamaan sitä jäsenten tietoon - harjoittamaan sukuseuran tarkoitusperiä edistävää julkaisutoimintaa sekä - pitämään luetteloa suvun jäsenistä.

Toimintansa tukemiseksi seura voi ottaa vastaan testamentattua tai lahjoitettua omaisuutta, perustaa rahastoja sekä asianomaisella luvalla järjestää varainkeräyksiä ja arpajaisia. Seura voi myös omistaa toimintansa kannalta tarpeellisia kiinteistöjä.

3. § Jäsenet

Sukuseuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka isän tai äidin puolelta on sukuun kuuluva tai joka avioliiton kautta on siihen liittynyt. Sukuseuran jäsenet hyväksyy seuran hallitus. Jäsenellä on oikeus erota sukuseurasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisesta seuran kokouksessa. Varsinaisilta jäseniltä perittävän liittymis- ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous. Seuran hallitus voi myöntää vapautuksen jäsenmaksusta korkean iän, sairauden tai muun vastaavan syyn aiheuttaman maksukyvyn heikentymisen perusteella. Sukuseuran ainaisjäseneksi katsotaan jäsen, joka yhdellä kertaa suorittaa jäsenmaksun kymmenkertaisena. Seuran jäsenen alle 18-vuotiaat lapset voivat liittyä seuraan nuorisojäseninä, jotka ovat vapaat jäsenmaksusta ja joilla ei ole äänioikeutta seuran kokouksissa. Hallituksen esityksestä voi sukukokous kutsua sukuseuran kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisesti ansioitunut seuran toiminnassa. Kunniajäsen on vapaa jäsenmaksusta. Sukuseuran jäsenluetteloa pitää seuran hallitus.

4. § Hallitus

Sukuseuran asioita hoitaa seuran hallitus, joka valitaan vuosikokouksessa.

Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, varapuheenjohtaja sekä vähintään kolme (3) ja enintään viisi (5) muuta jäsentä. Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika. Hallitus valitsee keskuudestaan tai ulkopuolelta seuran sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään kaksi hallituksen jäsentä sitä vaatii.

Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa. Hallituksen kokouksista on pidettävä päätöspöytäkirjaa.

5. § Sukuseuran nimen kirjoittaminen

Sukuseuran nimen kirjoittaa puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja jompikumpi yhdessä sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.

6. § Tilit

Sukuseuran tilikausi on kalenterivuosi ja toimikausi on vuosikokousten välinen aika. Tilinpäätökset tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomukset on annettava tilintarkastajille tarkastettavaksi viimeistään kaksi kuukautta ennen seuran vuosikokouksen pitämisajankohtaa. Tilintarkastajien lausunto tilien ja seuran hallinnon tarkastuksesta on jätettävä hallitukselle viimeistään kuukausi ennen vuosikokouksen ajankohtaa.

7. § Seuran kokousten koollekutsuminen

Sukuseuran kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava viimeistään neljätoista (14) päivää ennen kokousta joko lähettämällä kutsu kirjallisena kullekin jäsenelle tai julkaisemalla kutsu seuran kotipaikkakunnalla ilmestyvässä sanomalehdessä.

8. § Seuran kokoukset

Seuran vuosikokous pidetään joka kolmas vuosi hallituksen määräämänä päivänä huhti-syyskuun aikana.

Ylimääräinen kokous pidetään, kun seuran kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) seuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii.

Seuran kokouksessa jokaisella edellisen vuoden jäsenmaksunsa maksaneella varsinaisella jäsenellä sekä ainais- ja kunniajäsenellä on äänioikeus ja jokaisella äänioikeutetulla yksi (1) ääni.

Seuran päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaistaan vaalit arvalla. Muutoin päätökseksi tulee kokouksen puheenjohtajan kannattama mielipide.

9. § Vuosikokous

Seuran vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaus 2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa 3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys 5. Esitetään seuran tilinpäätökset, vuosikertomukset ja tilintarkastajien lausunnot vuosikokousten väliseltä ajalta 6. Päätetään tilinpäätösten vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä 7. Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksu seuraavalle toimikaudelle 8. Valitaan hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja sekä muut jäsenet 9. Valitaan kaksi tilintarkastajaa ja heille kaksi varamiestä seuraavaksi toimikaudeksi 10. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Mikäli seuran jäsen haluaa saada jonkin asian seuran vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen siitä kirjallisesti ilmoitettava niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

10. § Sääntöjen muuttaminen ja sukuseuran purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja seuran purkamisesta on tehtävä seuran kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai sukuseuran purkamisesta.

Sukuseuran purkautuessa käytetään seuran varat seuran tarkoituksen edistämiseen purkautumisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Sukuseuran tullessa lakkautetuksi käytetään varat samaan tarkoitukseen.